1. Kolik whistleblowing oznámení přijde přímo na Ministerstvo spravedlnosti?

V loňském roce evidovalo Ministerstvo spravedlnosti přibližně 156 oznámení. Více než 60 % z nich ale nespadalo pod zákon o ochraně oznamovatelů.

Většina podání byla předána inspektorátům práce a týkala se především chybějícího whistleblowing systému nebo tvrzení o nerovném zacházení.

Tip: Dobře nastavený interní whistleblowing systém snižuje riziko, že se zaměstnanec obrátí rovnou na úřady dříve, než dostanete šanci situaci vyřešit interně.

2. Jak nejjednodušeji zavést whistleblowing systém?

Stačí určit jednu příslušnou osobu (např. compliance officera nebo interního právníka) a zřídit samostatný e-mail pro příjem oznámení.

Nezapomeňte na povinné vedení evidence s těmito údaji: datum přijetí oznámení, identitu oznamovatele (je-li známa), obsah oznámení a identifikaci osoby, proti které oznámení směřuje (je-li známa), datum uzavření případu a výsledek šetření.

Všechna oznámení a související dokumenty je třeba uchovávat po dobu 5 let.

Tip: Pokud dáváte zaměstnanci výpověď na základě informací získaných z whistleblowing oznámení, samotné oznámení nebude u soudu pravděpodobně stačit. Podpořte ho dalšími důkazy získanými v průběhu interního šetření.

3. Sdílené nebo outsourcované systémy

Společnosti s více než 249 zaměstnanci musí mít vlastní whistleblowing systém. Pokud využíváte skupinové řešení, musíte mít pro českou entitu jasně oddělený komunikační kanál, např. samostatnou e-mailovou adresou pro příjem podání.

Nezapomeňte, že pokud je oznámení zpracováváno mimo ČR, je nutný souhlas oznamovatele.

Příslušné osoby mohou být stejné napříč (zahraničními) pobočkami, ale musí být schopny přijet na osobní schůzku do 14 dnů, pokud si ji oznamovatel vyžádá. Jmenování příslušných osob pouze pro jeden konkrétní případ, například kvůli zajištění osobního setkání v českém jazyce, není výslovně vyloučeno. Může ale snižovat důvěru oznamovatele v zavedený systém, protože neví, kdo konkrétně bude jeho oznámení řešit. Řešením může být uvedení oddělení, ve kterém příslušné osoby působí, bez uvedení konkrétních jmen.

Tip: Informujte oznamovatele, že jeho oznámení může být předáno mimo ČR, např. pomocí upozornění při odeslání formuláře nebo ve whistleblowing policy. Pro případ, že by s tím nesouhlasil, nabídněte jiný způsob, např. osobní schůzku.

4. Anonymita je zásadní

Identita oznamovatele musí zůstat vždy důvěrná, a to i vůči vedení společnosti. Tato povinnost platí i v případech, kdy chce příslušná osoba konzultovat s vedením společnosti možné nápravné kroky. Pokud by tím mohlo dojít k odhalení identity oznamovatele, není možné opatření zavést.

Stejně tak není možné projednat oznámení např. o šikaně přímo s označeným kolegou, pokud by tím byla anonymita oznamovatele ohrožena.

Tip: Vždy se oznamovatele zeptejte, zda chce zůstat anonymní, a vysvětlete, že to může ovlivnit možnosti, jak podnět vyřešit. Dejte pozor, aby se necítil pod tlakem ke zveřejnění své identity.

5. Zahraniční pobočky a agenturní pracovníci

Zahraniční odštěpné závody se řídí právem země, kde sídlí jejich zřizovatel. Český zákon o ochraně oznamovatelů se na ně nevztahuje a české úřady jejich whistleblowing systémy nekontrolují.

Agenturní pracovníci se započítávají do počtu zaměstnanců jak u uživatele, tak u agentury.

Tip: Pokud vedete odštěpný závod zahraniční právnické osoby, zjistěte si pravidla pro whistleblowing v zemi zřizovatele a zajistěte jejich dodržování i v Česku.

6. Kdy oznámení spadá pod ochranu oznamovatelů?

Oznámení adresované přímo vedení firmy není považováno za whistleblowing oznámení, pokud jednatelé nebo jiní vedoucí zaměstnanci nejsou příslušné osoby. Výjimkou je situace, kdy společnost měla zákonnou povinnost whistleblowing systém zavést, ale neučinila tak. Pak i takové oznámení požívá zákonné ochrany.

Na žádost oznamovatele musíte nabídnout osobní schůzku a bez jeho souhlasu ji nelze nahradit videohovorem.

Oznámení musí být možné podat v češtině. Pokud zaměstnanci nemají ve smlouvě povinnost ovládat angličtinu, nemůže být angličtina jediným jazykem pro podání oznámení. Správně je tlumočník možný pouze tehdy, pokud je také příslušnou osobou.

Tip: Ověřte si, že váš whistleblowing systém splňuje zákonné požadavky na jazyk a jste schopni zajistit osobní setkání. Jasně komunikujte, které whistleblowing kanály poskytují ochranu podle českého práva a které jsou například jen globální etická hotline.

7. Lhůty a informování oznamovatele

Oznamovatel musí být vždy maximálně do 90 dnů (lhůta 30 dní může být až 2x prodloužena) informován, zda je jeho oznámení důvodné a jak bylo vyřešeno.

Pokud nestihnete podnět kvůli jeho náročnosti včas vyřešit, informujte o tom oznamovatele a vysvětlete důvody prodlení. Nesplnění této povinnosti může vést k pokutě.

Tip: Průběžně oznamovatele informujte o průběhu vyšetřování a hlídejte si zákonné lhůty na vyřízení oznámení.

8. Na závěr

Upozorňujeme, že tento článek nepředstavuje závazný výklad zákona o ochraně oznamovatelů. Ten může v případě sporu poskytnout pouze příslušný soud.