Zaměstnavatelé jsou povinni při vyslání zaměstnance na pracovní cestu hradit zvýšené stravovací výdaje spojené s takovou pracovní cestou. Stravné při tuzemských pracovních cestách, stejně tak i zahraniční stravné je poskytováno jako paušální náhrada bez ohledu na skutečně vynaložené náklady zaměstnancem. Na rozdíl od stravného poskytovaného při tuzemských pracovních cestách jsou zaměstnavatelé v podnikatelské sféře oprávněni snížit základní sazbu zahraničního stravného. K tomu, za jakých podmínek tak mohou zaměstnavatelé učinit, se vyjádřil Nejvyšší soud ve svém rozhodnutí ze dne 19.5.2020, sp. zn. 21 Cdo 2453/2019, kterému se blíže věnuje tento příspěvek.

Jaká je základní sazba zahraničního stravného?

Ministerstvo financí stanoví vyhláškou výši základních sazeb zahraničního stravného v pravidelném termínu od 1. ledna pro každý kalendářní rok (viz ust. § 189 odst. 5 zákoníku práce). Pro rok 2021 se tak stalo vyhláškou MF č. 510/2020 Sb.[1] Ministerstvo financí může tyto základní sazby měnit i v mimořádném termínu, jakmile se ceny jídel a nealkoholických nápojů ve veřejných stravovacích zařízeních a kurz stanovené cizí měny od poslední úpravy zvýší nebo sníží alespoň o 20 %. Podle vyhláškové základní sazby se však postupuje jen tehdy, pokud zaměstnavatel za podmínek podle ust. § 170 odst. 2 zákoníku práce nesjedná nebo neurčí jinou základní sazbu zahraničního stravného. Výši zahraničního stravného pak zaměstnavatel určí ze základní sazby zahraničního stravného určené nebo sjednané pro ten stát, ve kterém zaměstnanec stráví v příslušném kalendářním dni pracovní cesty nejvíce času.

Jakým způsobem je zaměstnavatel oprávněn snížit vyhláškovou základní sazbu zahraničního stravného?

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře je tak oprávněn učinit dvěma způsoby. Jednak se může na snížení základní sazby zahraničního stravného se zaměstnancem dohodnout, přičemž písemná forma takové dohody není stanovena. Anebo může zaměstnavatel přistoupit k jednostrannému určení základní sazby, a to buď obecně formou vnitřního předpisu či individuálně při určování podmínek konkrétní pracovní cesty. Při jednostranném určení je zaměstnavatel oprávněn snížit základní sazbu na základě svého uvážení, a to i proti vůli zaměstnance. Zaměstnavatel tak může postupovat i tehdy, pokud s jinými zaměstnanci uzavřel dohodu o snížení základní sazby nebo s dotčeným zaměstnancem byla v pracovní smlouvě sjednána mzda, nikoli však konkrétní výše zahraničního stravného[2].

Při sjednání či určení základní sazby zahraničního stravného je zaměstnavatele limitován ve dvou ohledech. Jednak je povinen poskytovat alespoň 75 % vyhláškou stanovené základní sazby (resp. alespoň 50 % základní sazby u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby). Dále je zaměstnavatel omezen časově, neboť je povinen tak učinit výhradně před vysláním zaměstnance na pracovní cestu. Snížit základní sazbu zahraničního stravného nelze v době trvání pracovní cesty ani následně při jejím vyúčtováním.

Stačí, aby vnitřní předpis se sníženou základní sazbou zahraničního stravného byl vydán před vysláním zaměstnance na pracovní cestu?

Touto otázkou se zabýval Nejvyšší soud ve výše citovaném rozhodnutí. Dospěl k závěru, že zaměstnavatel je oprávněn jednostranně určit sazbu zahraničního stravného pouze s vědomím zaměstnance, který musí být s výší a podmínkami poskytování stravného seznámen ještě před tím, než na pracovní cestu nastoupí. Nestačí tak, aby před vysláním zaměstnance na pracovní cestu zaměstnavatel vnitřní předpis upravující sníženou základní sazbu zahraničního stravného pouze vydal. Takový vnitřní předpis se pro zaměstnance vyslaného na pracovní cestu stává závazným nejdříve ode dne, kdy s ním byl řádně seznámen (viz ust. § 301 písm. c) zákoníku práce).

Podle Nejvyššího soudu by bylo v rozporu s informační povinností zaměstnavatele, aby zaměstnanec byl v průběhu pracovní cesty v nejistotě, za jakých podmínek tuto cestu koná. Tuto informační povinnost má zaměstnavatel podle ust. § 31 zákoníku práce ještě před uzavřením pracovní smlouvy a vztahuje se zejména na podmínky odměňování, za nichž má zaměstnanec práci konat. Zaměstnavatel je dále povinen informovat zaměstnance podle ust. § 37 odst. 1 zákoníku práce, pokud pracovní smlouva neobsahuje stanovené údaje o právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru, včetně informace o způsobu odměňování. To se dále promítá do povinnosti zaměstnavatele sjednat, stanovit nebo určit mzdu zaměstnance před začátkem výkonu práce (viz § 113 odst. 3 zákoníku práce), jakož i do ustanovení o náhradách poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce, které musí být zásadně sjednány či určeny před vysláním zaměstnance na pracovní cestu (viz § 158 odst. 1 a § 163 odst. 3 zákoníku práce).

Závěr

Pokud zaměstnavatel přistoupí ke snížení sazby zahraničního stravného vnitřním předpisem, musí zaměstnance s vydáním takového vnitřního předpisu řádně seznámit nejpozději do 15 dnů, resp. před nástupem zaměstnance na pracovní cestu. Způsob vyhlášení takového vnitřního předpisu a formu seznámení zákoník práce nestanoví, podle Nejvyššího soudu by se tak mělo stát způsobem u zaměstnavatele obvyklým.

Zaměstnavatelé by proto neměli podceňovat, zda a jakým způsobem budou seznámení zaměstnance s příslušným vnitřním předpisem dokumentovat. Pokud nebude zaměstnavatel schopen v případě sporu prokázat, že zaměstnance s vnitřním předpisem upravujícím nižší sazbu zahraničního stravného seznámil ještě před vysláním na zahraniční pracovní cestu, zaměstnanec bude moci uplatňovat zahraniční stravné podle základní sazby stanovené vyhláškou Ministerstva financí.

Závěrem je třeba upozornit zaměstnavatele, aby byli obezřetní rovněž v případech, kdy vnitřním předpisem upravují mzdové nároky zaměstnanců, např. při snížení náhrady mzdy po dobu částečné nezaměstnanosti podle ust. § 209 zákoníku práce anebo při snížení mzdy stanovené pro určitou skupinu zaměstnanců mzdovým předpisem. I tyto vnitřní předpisy budou mít vliv na mzdové nároky toho kterého zaměstnance nejdříve ode dne, kdy s nimi bude řádně seznámen.