Jaké má zaměstnavatel možnosti kontroly a na co si dát pozor, pokud podezírá konkrétní zaměstnance, např. ze sdílení informací krytých povinností mlčenlivosti? Článek shrnuje pravidla pro jednorázové investigace porušení pracovních povinností zaměstnanci a jejich nejčastější důsledky.

Jaké má zaměstnavatel možnosti kontroly a na co si dát pozor, pokud podezírá konkrétní zaměstnance, např. ze sdílení informací krytých povinností mlčenlivosti? 

1. Investigace vs. monitoring

Investigace je jednorázová kontrola na základě konkrétního podezření porušení pracovních (zákonných a/nebo smluvních) povinností zaměstnancem. O takové kontrole zaměstnance nemusí být předem informován, aby nedošlo k ohrožení jejího výsledku.

Na druhé straně soustavný monitoring zaměstnanců, např. jak využívají svůj pracovní čas nebo svěřené pracovní prostředky, se řídí zejm. § 316 zákoníku práce a zaměstnanci o možnosti sledování jejich pracovní činnosti musí být předem informováni.

2. Důvodné podezření

Investigace by měla být vždy opřena o relevantní důkazy, tj. takové, které před zahájením investigace považuje zaměstnavatel za pravdivé, ospravedlňující zásah do soukromí zaměstnanců a poukazující na konkrétní porušení povinností u konkrétního zaměstnance (skupiny zaměstnanců).

Tím může být například svědectví o sdílení utajovaných informací ze strany jiných zaměstnanců nebo třetích osob, nebo logy ukazující přístup k souborům neoprávněnými osobami.

3. Rozsah investigace

Kontrolu lze provádět pouze u komunikačních kanálů, které zaměstnanci využívají k práci, např. pracovní e-mail, Teams, slack. Nelze jakkoli kontrolovat, i kdyby to bylo technicky možné, soukromé komunikační kanály zaměstnance, tj. soukromý e-mail nebo whatsapp komunikaci.

Investigaci by měl provádět pouze limitovaný počet osob na straně zaměstnavatele, a to ideálně přes klíčová slova, aby nedocházelo ke čtení celé komunikace a současně zaznamenat průběh a rozsah kontroly. 

Dále obecně platí, že pokud zaměstnavatel při investigaci narazí na:

cokoliv zjevně soukromé povahy, musí takovou komunikaci přestat číst a cokoliv z ní nelze považovat za relevantní a jakkoliv použít proti zaměstnanci;

jiné porušení pracovních povinností, např. zaměstnanec věnuje většinu své pracovní doby svému soukromému podnikání, nelze dané zjištění proti zaměstnanci použít. Důvodem je, že investigace byla zaměřena na jiné pochybení a pro zkoumání tohoto nemá zaměstnavatel oprávněný důvod. Uvedené nemusí ovšem platit vždy, např. při podezření na spáchání trestného činu.

Možné důsledky investigace:

rozvázání pracovního poměru z důvodu porušení pracovních povinností;

nárok na náhradu škody vzniklou na straně zaměstnavatele; a

v případě úniku osobních údajů, který může vést k závažnému ohrožení práv subjektu údajů, tj. například jiných zaměstnanců, jejichž osobní údaje byly neoprávněně šířeny v rámci zaměstnavatele či mimo něj třetí stranám, je zaměstnavatel povinen informovat místní úřad na ochranu osobních údajů, a i samotné osoby, jejichž osobní údaje unikly.