Pracujete na dálku? Máte zaměstnance, kteří pravidelně, občas nebo jen výjimečně využívají tzv. home-office? Potom vězte, že spolu s účinností novely zákoníku práce, která se očekává buď v průběhu podzimu nebo od 1. ledna 2024, bude nutné tuto formu spolupráce smluvně ošetřit. Zaměstnavatelům a zaměstnancům sice zákonodárce poskytne ještě 1 měsíc ode dne nabytí účinnosti novely ke zlegalizování práce na dálku, ale moc času už nezbývá, tak si pojďme připomenout ty nejdůležitější změny, povinnosti a doporučovaná ustanovení týkající se výkonu práce mimo pracoviště zaměstnavatele.
Práce na dálku nebo lidově home-office bude možné konat pouze na základě písemné dohody se zaměstnancem. Ústní nebo konkludentní souhlas tedy nepostačuje. Nestačí ani vnitřní předpis, který jednoznačně stanoví pravidla pro práci z domova nebo práci z domova povolí zaměstnancům jako benefit např. jedenkrát měsíčně. Dohoda o práci na dálku může být součástí pracovní smlouvy, vyjádřena formou dodatku k pracovní smlouvě nebo uzavřena jako samostatná dohoda. Toto pravidlo se uplatní na obě formy home-officu, tj. na zaměstnance, který si rozvrhuje pracovní dobu sám (obvykle IT zaměstnanci, zaměstnanci nepracující v teamech apod.) i na zaměstnance, který pracuje na dálku v pracovní době, kterou mu rozvrhuje zaměstnavatel (nutná účast na on-line jednáních, pravidelná komunikace a interakce s nadřízenými nebo spolupracovníky ve standardní pracovní době).
Na home-office není nárok. Požádá-li ale o umožnění práce na dálku těhotná zaměstnankyně, zaměstnanec či zaměstnankyně pečující o dítě mladší než 9 let, nebo osoby závislé na péči má tento zaměstnanec právo na písemné odůvodnění, pokud jejich žádost bude zamítnuta.
Zákoník práce nestanoví žádné další povinné náležitosti písemné dohody týkající se práce na dálku, nicméně je určitě dobré ošetřit v písemné dohodě nebo ve vnitřním předpise alespoň následující oblasti:
- místo výkonu práce na dálku (tj. adresu, ze které bude zaměstnanec práci na dálku konat a např. vyloučit práci ze zahraniční);
- pravidla pro schvalování práce na dálku (fakt, že bude uzavřena dohoda o práci na dálku nemusí znamenat, že si „home-office dny“ bude volit libovolně zaměstnanec);
- rozvrhování a evidenci pracovní doby (tj. zda si bude zaměstnanec pracovní dobu rozvrhovat sám nebo zda mu ji bude rozvrhovat zaměstnavatel a povinnost zaměstnance týkající se součinnosti při evidenci pracovní doby);
- povinnost mít stabilní internetové připojení, klidné pracovní místo a stanovit způsob komunikace s nadřízeným a týmem;
- oblast BOZP (domácí pracoviště musí být v souladu s požadavky na bezpečnost a ochranu zdraví při práci – ideálně vyřešit např. zkontrolovanou fotodokumentací, prohlášením zaměstnance, absolvovaným školením, pravidly pro vyšetřování a hlášení pracovního úrazu);
- povinnost k ochraně dat zaměstnavatele (nastavení bezpečnostních pravidel, aby data nemohla uniknout či být zpřístupněna třetím osobám);
- náhradu nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku (zde novela výslovně připouští, aby si strany předem písemně sjednaly, že náhrady nákladů nebo jejich část zaměstnanci nepřísluší; alternativně je možno sjednat nebo stanovit ve vnitřním předpise, že náhrady nákladů se budou hradit paušálem, který stanoví Ministerstvo práce a sociální věcí vyhláškou nebo dle skutečně vynaložených nákladů; pokud bude dohoda o práci na dálku v tomto směru mlčet, má zaměstnanec nárok na náhradu nákladů spojených s výkonem práce na dálku);
- vypověditelnost či nevypověditelnost závazku z dohody na práci na dálku (obecně bude platit to, že závazek z dohody na dálku lze písemně vypovědět z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu s patnáctidenní výpovědní dobou, která začíná dnem, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně (není-li sjednána jiná délka výpovědní doby pro obě strany). Zaměstnavatel i zaměstnanec si však budou moci sjednat, že práci na dálku vypovědět nelze.