Dlouhodobě se vedou diskuze ohledně možnosti digitalizace pracovněprávní agendy, na které má též do budoucna reagovat aktuálně připravovaná novela zákoníku práce. Již dnes však existuje řada dokumentů, které lze v personální praxi bez problémů digitalizovat. Jedním z nich jsou i elektronické výplatní pásky. Za jakých podmínek lze tedy klasické papírové „výplatnice“ nahradit elektronickým dokumentem?

Elektronickou výplatní páskou se rozumí písemný doklad obsahující položkově rozepsanou částku mzdy nebo platu a také informace o provedených srážkách ve smyslu § 142 odst. 5 zákoníku práce, a to i vzhledem k § 562 odst. 1 občanského zákoníku. Podle tohoto ustanovení je totiž písemná forma zachována i při právním jednání učiněném elektronicky, byť výplatní páska sama o sobě nepředstavuje přímo právní jednání (a z tohoto důvodu také nemusí obsahovat například podpis jednající osoby). Nejen listinná papírová, ale i elektronická výplatní páska tedy splňuje podmínky zákoníku práce. 

Jediným problémem tak zůstává naplnění zákonné povinnosti jejího předání (resp. slovy zákona „vydání“) zaměstnanci. Souhlasí-li zaměstnanec se zasláním výplatní pásky prostřednictvím e-mailu, problém odpadá. Pokud však zaměstnanec souhlasit nebude (anebo svůj jednou udělený souhlas odvolá), musí zaměstnavatel nalézt jiný způsob jejího doručení. Řešení mohou být následující: 

(i) U zaměstnanců, kteří během své práce používají firemní počítač a firemní mail, není nutné akceptaci elektronické výplatní pásky podmiňovat jejich souhlasem. Mělo by tedy stačit oznámení o používání elektronické výplatní pásky, neboť po zaměstnanci lze požadovat, aby při předání pásky poskytl určitou součinnost. Vždy by však měl mít možnost si výplatní pásku také na náklady zaměstnavatele vytisknout a samozřejmě i uložit na vlastní externí zařízení (na to je zapotřebí myslet tehdy, pokud interní IT politika používání externích zařízení z důvodu bezpečnosti zakazuje nebo je přímo blokuje). 

(ii) Zaměstnancům, kteří nemají firemní e-mailovou adresu a běžně s počítačem nepracují, nelze nařídit povinnost sdělení nebo snad dokonce zřízení soukromé e-mailové adresy. Těmto zaměstnancům je zaměstnavatel povinen zajistit podmínky, které jim umožní přístup k elektronické výplatní pásce - například prostřednictvím firemního počítače určeného k veřejnému surfování, jehož prostřednictvím si může zaměstnanec elektronickou pásku stáhnout a vytisknout. Další možností je pak také pověření vedoucího zaměstnance, který elektronické výplatní pásky vytiskne a zaměstnancům bez e-mailové adresy předá, případně se může jednat o úkol mzdového či personálního oddělení. Vždy je přitom nutné přihlížet ke konkrétním okolnostem i skladbě zaměstnanců. 

Při předávání veškerých výplatních pásek obecně je pak nutné dodržovat veškeré zásady ochrany osobních údajů. Při jejich zasílání e-mailem je tak nezbytným minimem jejich zaheslování unikátním a dostatečně silným heslem zaměstnance; rovněž je zapotřebí důsledně kontrolovat správnost zadávaných adres, na které jsou pásky odesílány. Je-li výplatní páska doručována prostřednictvím interního informačního systému zaměstnavatele, přihlašuje se zaměstnanec do systému svým uživatelským jménem a heslem. Totéž platí pro případné využívání mobilní aplikace, v níž je zaměstnanci výplatní páska dostupná. V úvahu by přicházelo též doručování prostřednictvím systému datových schránek, byť v tomto případě (doručování mezi soukromými osobami) je odeslání datové zprávy zpoplatněno; oproti doporučenému zasílání výplatní pásky poštou je však cena výrazně nižší. 

Pokud je systém používání elektronických výplatních pásek složitější, případně sestává z více možných alternativ, lze zaměstnavatelům doporučit jeho úpravu vnitřní směrnicí, mj. za účelem transparentnosti a předcházení případným nejasnostem. 

Závěr pro praxi: 

Využívání elektronických výplatních pásek právní předpisy nijak nebrání. Zaměstnavatel je však povinen umožnit přístup k výplatní pásce a její stáhnutí, případně také vytištění, i těm zaměstnancům, kteří při své práci nevyužívají IT techniku. Nutit zaměstnance k využívání soukromých zařízení nelze. Při zasílání elektronické výplatní pásky je třeba dbát náležitého zabezpečení v rámci ochrany osobních údajů a soukromí zaměstnavatele stejně jako při jejím předávání v listinné podobě. 

Zpracováno k 21. 3. 2023.