Z aplikační praxe je všeobecně známo, že elektronické docházkové systémy postupně nahradily papírové knihy docházky, různé píchačky apod. Elektronické docházkové systémy mohou být více nebo méně sofistikované, mohou být založeny na bázi docházkových terminálů, čipových vstupních karet, otisku prstu apod. Ačkoli dodavatelé uvedených systémů mnohdy prezentují své produkty jako elektronickou evidenci pracovní doby „bez starostí“, ve skutečnosti je společným rizikovým znakem většiny těchto systémů, že způsob jejich používání v praxi mnohdy neladí zcela se zákonem, a to z několika důvodů:

a) Problém tzv. čisté pracovní doby - vzhledem k obvyklému umístění vstupních docházkových terminálů (zpravidla u vstupu do areálu či objektu zaměstnavatele) evidují elektronické docházkové systémy pouze docházku, tj. časy vstupů a odchodů do a z objektu, ale nikoli evidenci skutečně odpracované, tzv. čisté pracovní doby ve smyslu § 96 odst. (1) písm. a) zákoníku práce. Na základě uvedeného ustanovení je zaměstnavatel povinen vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci (skutečně odpracované) pracovní doby, a to s vyznačením začátku a konce odpracované

• směny, 
• práce přesčas,
• noční práce, a
•  doby v době pracovní pohotovosti,

přičemž evidence musí být vedena průkazným způsobem.[1] Podle § 81 odst. (3) zákoníku práce je však zaměstnanec povinen být na začátku směny již na svém pracovišti a odcházet z něho až po skončení směny. Jinak řečeno, zákoník práce je z hlediska evidence pracovní doby postaven na principu čisté pracovní doby. To znamená, že úkony obvyklé či nutné před a po výkonu práce (např. průchod areálem na pracoviště, převléknutí se v šatně z civilního do pracovního oděvu, nasazení osobních ochranných pracovních prostředků, absolvování očisty po ukončení práce apod.) nejsou výkonem práce a do (čisté) pracovní doby se nezapočítávají.[2] Zaměstnanec má uvedené úkony s výkonem práce související absolvovat (stihnout) vždy před započetím pracovní doby, resp.  realizovat je až po jejím skončení. Uvedené pravidlo platí nejen ve vztahu k práci ve směně, ale i ve vztahu k práci přesčas nebo v případě mimořádného odchodu nebo příchodu z nebo do zaměstnání během pracovního dne, např. opuštění objektu zaměstnavatele během pracovního dne za účelem vyšetření nebo ošetření ve zdravotnickém zařízení aj.

Za situace, kdy je docházkový terminál umístěn u vstupu do areálu či objektu zaměstnavatele, pak jeho prostřednictvím zaznamenaný údaj může být hrubě nepřesný a nemusí vypovídat nic o tom, zda zaměstnanec odpracoval, či neodpracoval stanovenou (nebo dohodnutou) pracovní dobu, kdy ji odpracoval, v jakém rozsahu, případně o dalších skutečnostech, které jsou významné pro posuzování mzdových a dalších nároků s odpracováním pracovní doby souvisejících. Pokud je docházkový terminál umístěn u vstupu do areálu či objektu zaměstnavatele, pak aby zaměstnanec odpracoval stanovenou (nebo dohodnutou) pracovní dobu, musí se dostavit do zaměstnání (procházet branou, vstupním docházkovým terminálem apod.) vždy s určitým časovým předstihem před vlastním začátkem výkonu práce, resp. odcházet z areálu, objektu zaměstnavatele (procházet výstupním docházkovým terminálem apod.) opět s určitým časovým odstupem po skončení vlastního výkonu práce.

Zde popsaný problém lze eliminovat de facto pouze sérií technických opatření, tzn. nemít docházkový terminál pouze jeden a umístěný u vstupu do areálu či objektu zaměstnavatele, ale za cenu vyšších nákladů vybavit samostatným docházkovým terminálem (příslušným čtecím či záznamovým zařízením) vstup na každé pracoviště zaměstnavatele, tj. docházkový terminál by musel být umístěn např. při vstupu do každé kanceláře, výrobního sektoru haly, dílny apod.

b) Problém zákazu zaokrouhlování - podle § 141 odst. 2 zákoníku práce platí, že mzda, plat a jejich jednotlivé složky stanovené, sjednané nebo určené za hodinu práce přísluší zaměstnanci i za zlomky hodin, které odpracoval v období, za které se mzda nebo plat poskytuje. Je proto zásadně chybná poměrně častá praxe, kdy defaultní nastavení elektronické evidence docházky nebo sám zaměstnavatel přistupují k evidenci pracovní doby tím způsobem, že systémově zaokrouhlují v evidenci pracovní doby např. na celé čtvrthodiny nahoru. Tím totiž může docházet k neoprávněnému krácení mzdových (platových) nároků zaměstnanců.

PŘÍKLAD:

Začátek směn zaměstnance byl podle rozvrhu směn stanoven od 8:00 hod. Zaměstnanec se ovšem do zaměstnání dostavoval opakovaně později, když vstupním terminálem pro elektronickou evidenci docházky procházel těsně po 8:00 hod a fakticky začínal vykonávat práci až v 8:05 hod. Takto se zpožděním 5 minut po stanoveném začátku směny pracoval v příslušném měsíci celkem 12 pracovních dnů (směn). Výchozí nastavení elektronické evidence docházky bylo systémově nastaveno tím způsobem, že začátek výkonu práce se automaticky zaokrouhluje v evidenci odpracované pracovní doby na celou čtvrthodinu nejblíže následující po zaznamenání příchodu prostřednictvím vstupního terminálu elektronické evidence docházky.

Díky uvedenému defaultnímu nastavení zaokrouhlování byly zaměstnanci v daném měsíci celkem ve 12 dnech zaokrouhleny začátky výkonu práce vždy od 8:15 hod, ačkoli faktický výkon práce začínal v těchto dnech v 8:05 hod (o 10 minut dříve). Sjetiny z elektronické evidence docházky byly bez dalších úprav převzaty i do výkazu mzdových nároků jako podkladu pro mzdovou účtárnu. Po skončení měsíce zaměstnanec reklamuje výplatní pásku a žádá doplatek mzdových nároků za 2 hodiny (12 dnů x 10 minut = 120 minut, tj. 2 hodiny), neboť má za to, že v důsledku zaokrouhlování byl na svých mzdových nárocích krácen.

Postup zaměstnavatele a výchozí nastavení elektronické evidence pracovní doby byly nesprávné. Zaměstnanec je v právu, neboť defaultní nastavení zaokrouhlování na celé čtvrthodiny nahoru nemá oporu v právní úpravě. Za předpokladu, že zaměstnanec práci v rozsahu 10 minut opakovaně (celkem 12 dnů) v příslušném měsíci skutečně vykonal, má i za tuto dobu právo na mzdu.

V souvislosti s používáním elektronických docházkových systémů neplatí pravidlo, že veškerá doba mezi (elektronicky zaznamenanými) časy průchodu a odchodu skrze vstupní docházkový terminál je automaticky pracovní dobou. Zkušenosti ze soudní praxe ukazují, že se stále častěji objevují soudní spory, v nichž zaměstnanci zpětně žalují doplatky mzdových (platových) nároků, kdy klíčovým listinným důkazem bývají sjetiny z elektronické evidence docházky (resp. přehled časů příchodů a odchodů). Přitom mezi elektronickou evidencí docházky a skutečně odpracovanou pracovní dobou mohou v důsledku zaokrouhlování či faktu, že zaznamenávána je veškerá přítomnost zaměstnance v objektu zaměstnavatele (tedy i ta, která není skutečně odpracovanou pracovní dobou) existovat nezanedbatelné rozdíly, které ve finančním vyjádření mohou - vzhledem k tříleté promlčecí lhůtě [§ 629 odst. 1 občanského zákoníku] - představovat za takto dlouhou dobu sporné mzdové nároky (včetně příslušenství) v řádu minimálně desítek či stovek tisíc korun.

Ze všech shora uvedených důvodů vyplývá, že elektronické docházkové systémy jsou zpravidla užitečnou pomůckou, jejíž používání ovšem v praxi vyžaduje aktivní usměrňování ze strany zaměstnavatele, resp. jeho vedoucích zaměstnanců, jimž řízení, organizace, kontrola skutečně vykonané práce a tomu odpovídající řádné odměňování podřízených zaměstnanců přísluší [§ 302 písm. a), b) a d) zákoníku práce].

Dominik Brůha

advokát